Gestión de Datos

(Para subir una imagen para utilizarla en una aplicación. Ir a Documentos y subir la imagen a «Mis Documentos personales» carpeta, en primer lugar. Entonces usted puede tirar de la imagen creando la app.) (Logo Service Cloud debe ser más pequeño que 20KB y «Externamente Disponible «está marcada) Cualquier dato que se puede convertir en .csv se pueden importar a Salesforce)

31. Describir las consideraciones para la importación, la actualización, la transferencia y el borrado de datos en masa
3 pasos para prepararse para la importación:
1. Limpie sus datos: datos limpia es precisa, utilizable, la credibilidad, la cual afecta a la adopción. Duplicados confunden analytics, deshacerse de los duplicados. Datos Dirty arruina la eficiencia de clasificación y filtrado. Cuando se introducen nuevos contactos u oportunidades es imposible elegir entre los duplicados (dos cuentas). Ortografía y puntuación corregir errores. Hacer cumplir las convenciones de nomenclatura. Rellene registros incompletos.
2. Prepare su archivo de importación:
a. Coinciden con los nombres de los campos de las columnas para que coincida con Salesforce para el mapeo fácil.
b. Añadir columnas para el registro propietario. Si utilizando el asistente de importación puede ser el nombre de usuario de Salesforce. Si el uso de herramientas de importación que utilizan API que esto debe ser el ID de usuario de Salesforce. Si la importación de contactos, oportunidades u otros objetos que tienen registros primarios, necesitará agregar una columna para el id de la cuenta de los padres. Si los contactos, esto podría ser el nombre de la cuenta, si el uso de programas que utiliza la API de contactos, debe ser Salesforce Identificación del registro. Utilice vlookup para que coincida con los registros primarios con identificadores: BUSCARV: Coincidir identificadores de usuarios de Salesforce para grabar propietarios. Coinciden con los nombres de usuario de Salesforce a nombres regulares. Haga coincidir los ID de cuenta a los contactos y oportunidades.
3. Preparar Salesforce:
a. Compare sus datos de importación para cada objeto Salesforce. Si usted está siguiendo los datos que aún no se captura, es necesario crear campos personalizados para que los datos van al importarlo.
b. Agregar valores de listas de selección. Los nuevos valores se importarán pero no estarán disponibles para registros futuros a menos que se agregan a la lista de todos los valores disponibles para el campo. Identificadores externos serían los identificadores únicos que se utilizan en el sistema antiguo que se integra con. Necesidad de crear un campo de antes de la importación (id miembro de la Asociación)
4. Mantenga Data Clean en Salesforce: Al automatizar el proceso de introducción de datos.
a. Datos Reglas de Validación: Para evitar que los usuarios introduzcan en valores fuera de un rango determinado. (Devuelve un mensaje de error si la expresión devuelve «true»)
b. Listas de selección: Para limitar las opciones y que los usuarios no escriben mal. Ayude a que los datos más precisa y consistente mediante la aplicación de filtros
c. Campos de búsqueda: campos de búsqueda personalizada evitan que los usuarios crear registros duplicados.
d. Actualizaciones de campo de flujo de trabajo y campos de fórmula: puede rellenar los datos de forma automática, eliminando el potencial para el error manual.
e. Los tipos de registro y diseños de página: puede asegurarse de que los usuarios ven los valores que necesitan y los que no lo hacen.
Limpieza y preparación de sus datos utilizando Excel (PMI-SFBAC)
En Salesforce con Inglés como predeterminado, los números de teléfono se formatean automáticamente con () y – así que no lo necesitan en mi archivo de importación. Concatenar (A2, «», B2) o utilizar el texto a las columnas para separar. Todo el formato se ha ido guardando .csv. También .csv no son compatibles con las fórmulas y sólo guarda una hoja, uno actual.

Diferentes herramientas de importación para diferentes propósitos:
1) Asistentes de importación: Administrador de configuración | Gestión de Datos | (Importaciones hasta 50.000 cuentas y contactos a la vez) (puede evitar registros duplicados) (Tiene la opción de desactivar el flujo de trabajo) (Pero no permitir la importación de oportunidades) (Do no permitir la exportación de datos)
a. Cuentas Importar / contactos
b. Leads de importación
c. Soluciones de importación
d. Importar objetos personalizados
e. Importar los artículos

2) Cargador de datos: Más de herramientas robustas que el asistente y le permite u importar y exportar datos incluyendo las oportunidades y las identificaciones de discos. (Se puede importar más de 50.000 registros a la vez) (Crea el éxito y archivos de error (también te dice por qué no)) (edición Professional no tiene acceso a la API, y por lo tanto no se puede utilizar Data Loader) (cargador de datos entre 5000 y 5 millones)
Otras herramientas: Workbench, Jitterbit (Más de 5 millones de registros)

Data Loader reconoce sólo un campo para la dirección de la calle (dirección Concatenate 1 y 2 antes de comenzar la importación)
Data Loader, emparejado en el ID de registros sólo (ozer cenk dos veces habrá dos registros únicos)
flujo de trabajo se disparará en los registros que cumplan los criterios de la regla (si la financiación es cada correo electrónico cada vez que se crea una cuenta, si está importando 50 cuentas, finanzas obtendrá 50 email, gire reglas de flujo de trabajo fuera si no desea que el para ejecutar )

3) los registros de transferencia de masa: Cuentas, traíllas, objetos personalizados

4) Masa Borrar registros: cuentas, clientes potenciales, actividades, contactos, casos, soluciones, productos
Solicitar a los datos de importación:
1. Salesforce ID de registro (Unique): cada registro se le asigna un identificador único. Se puede encontrar (1 Fin de la URL (15 dígitos mayúsculas y minúsculas) 2. Informe que contiene el campo ID 3. A través de la API (archivo de exportación del cargador de datos, 18 mayúsculas dígitos) Si utiliza Excel utilizan superior 18 causa dígitos excel no diferencia entre superior e inferior)
2. Propietario del propietario del registro: (si se deja en blanco se convierte en importador dueño de registro por defecto) (Wizards reconocen Salesforce nombre de usuario) (Otras herramientas utilizan API, por tanto, sólo reconocer Salesforce id de usuario)
3. Todos los contactos y las oportunidades tienen dueños y puesto que son los registros secundarios que se relacionan con una cuenta principal, por tanto, los archivos de importación necesario tener ambos ID de cuenta y los identificadores de propietario. (si usa un asistente de importación de esta información puede ser el nombre de la cuenta y el nombre de usuario, si se utiliza una herramienta API continuación, esta información debe ser la cuenta de id & id propietario {alias Salesforce Identificación del registro})
(para importar: 1 Usuarios (IDS propietario), 2. Cuentas, 3. Contactos) {Una vez que el usuario está en, exportar sus identificadores de usuario y, a continuación coincide con los identificadores de usuario de cuenta de los propietarios, a continuación, después de importar las cuentas que usted tiene cuenta ids (identificadores de Salesforce), entonces los ID de cuenta se hacen coincidir con las empresas los contactos pertenecen y de identificadores de usuario para los usuarios que poseen los contactos, a continuación, puede importar sus contactos) Data Loader utiliza sólo el id para que coincida con los registros por lo que no se dará cuenta si tiene nombres duplicados o correos electrónicos. Nombre de usuario de Salesforce es el correo electrónico del usuario.
Resumen de fin de Importación:
1. Agregar usuarios: Introduzca todos sus usuarios de Salesforce (Configuración | Gestión de usuarios | Agregar varios usuarios)

Exportación de obtener identificaciones usados
Partido identificadores de usuario para tener en cuenta los propietarios (en la cuenta de importación de archivos)

2. Cuentas de importación

Guardar archivo éxito importación para obtener los ID de cuenta (utilizarlo para hacer coincidir los ID de cuenta para tener en cuenta los nombres de los contactos del archivo de importación)
de la cuenta de ajuste de identificadores a nombres de empresas
usuario del partido Identificación del a contactos (los propietarios en el mismo archivo)

3. Importar contactos / oportunidades (si las oportunidades, usted tendría Identificación del propietario y el ID de la cuenta necesaria para la importación)

32 En una situación dada, identificar herramientas y casos de uso para la gestión de datos
Antes e importación utilizar un conjunto de datos de muestra, 5 registros para comprobar, en primer lugar !!
Botón Misa eliminar (Configuración | Gestión de datos | Masa eliminar registros) para deshacer una mala importación. Este botón permite eliminar hasta 250 registros a la vez. (Puede utilizar la fecha de creación (hoy) para buscar las importaciones)

Recuerde apagar cualquier flujo de trabajo que usted no quiere despedir como resultado de cualquier registro de nueva creación (exp. Enviar a financiar cuando se crea una cuenta nueva, 50 importaciones récord dispararán 50 correos)

reglas de validación o están en efecto durante una importación de datos (Exp. Si tiene una regla de validación que requiere un nombre de estado para ser introducido como un código de dos letras, todas las direcciones que no siguen esta regla se producirá un error en la importación) {Esto hace se aplica a los conductores importar?} (sí lo hace)
o Si la importación de datos sensibles; comprobar su configuración de visibilidad de datos (funciones, perfiles, compartir, normas) y establecer la propiedad correcta antes de la importación

33. Describa las capacidades y las implicaciones de las herramientas de validación de datos
Mejorar la calidad de sus datos utilizando reglas de validación. Las reglas de validación verifica que los datos de un usuario entra en un registro cumple los estándares especificados antes de que el usuario puede guardar el registro. Una regla de validación puede contener una fórmula o expresión que evalúa los datos en uno o más campos y devuelve un valor «verdadero» o «falso.» Las reglas de validación también incluye un mensaje de error para mostrar al usuario cuando la regla devuelve un valor de «Es cierto», debido a un valor no válido.

Después de definir las reglas de validación:
1. El usuario decide crear un nuevo registro o editar un registro existente.
2. El usuario hace clic en Guardar.
3. Salesforce ejecuta todas las reglas de validación.
Si todos los datos son válidos, Salesforce guarda el registro.
Si algún dato no es válido, Salesforce muestra el mensaje de error asociado sin guardar el registro.
4. El usuario realiza los cambios necesarios y haga clic de nuevo en Guardar.

Se puede especificar el mensaje de error que se mostrará cuando un registro no supera la validación y dónde mostrarlo. Por ejemplo, el mensaje de error puede ser «La fecha de cierre debe ser posterior a la fecha de hoy.» Usted puede optar por mostrar que cerca de un campo o en la parte superior de la página. Como todos los otros mensajes de error de Salesforce, mostrar errores de reglas de validación en texto rojo y son precedidos por la palabra «Error».

Importante: Las reglas de validación se aplican a todos los registros nuevos y actualizados para un objeto, incluso si los campos se hace referencia en la regla de validación no están incluidas en un diseño de página o una llamada a la API. Si su organización tiene varios diseños de página para el objeto en el que se crea una regla de validación, verificar que las funciones de reglas de validación como está previsto en cada diseño. Si su organización tiene ningún integraciones que utilizan este objeto, verificar que las funciones de reglas de validación que se destina a cada integración.

Ejemplos de reglas de validación

Cuenta reglas de validación
Contacto reglas de validación
Opportunity Management reglas de validación
Cita reglas de validación
Call Center Reglas de validación
Normas de uso, la función y el perfil de validación
Cuenta Dirección reglas de validación
Reglas Fecha de validación

Personaliza Reglas Gerente de validación
Número reglas de validación
Objeto Cruz reglas de validación
Reglas de validación de la comunidad (Respuestas e ideas)
Otras reglas de validación
Consejo: Salesforce procesa ninguna normativa en el orden siguiente:
1. Las reglas de validación
2. reglas de asignación
3. reglas Auto-respuesta
4. reglas de flujo de trabajo (con acciones inmediatas)
5. reglas de escalamiento

Actualizaciones de campo de flujo de trabajo que se ejecutan basadas en un proceso de aprobación o acción dependiente del tiempo no desencadenan ninguna regla.

Filtros de búsqueda frente a reglas de validación

Las reglas de validación y los filtros de búsqueda de alcanzar fines similares, pero ofrecen diferentes ventajas. Utilice un filtro de consulta si:

Usted quiere mejorar la eficiencia del usuario, al limitar el número de opciones disponibles en un diálogo de búsqueda de búsqueda.
Usted quiere mejorar la eficiencia del usuario mediante la automatización de los filtros de búsqueda en los cuadros de diálogo de búsqueda que sus usuarios puedan establecer manualmente.

Use una regla de validación si:

Usted está cerca del máximo de filtros de búsqueda permitido.
Debe aplicar una regla de negocio complejo que requiere el uso de una fórmula. Las fórmulas pueden hacer referencia a los campos que los criterios básicos de filtro no puede hacer referencia, tales como campos de la matriz del objeto de origen. Las fórmulas también pueden usar funciones. Por ejemplo, utilice isNew si la regla debe aplicarse solamente en la creación del registro, o ISCHANGED si la regla debe aplicarse cuando un campo cambia.

Mejores Prácticas

Al crear reglas de validación, tenga en cuenta todos los ajustes en su organización que pueden hacer que un disco falle la validación como reglas de asignación, actualizaciones de campo, seguridad a nivel de campo, o campos ocultos en un diseño de página.
Tenga cuidado de no crear dos contradicen las reglas de validación para el mismo campo; de lo contrario, los usuarios no podrán guardar el registro.
Una regla de validación mal diseñado puede evitar que los usuarios guarden datos válidos. Asegúrese de probar a fondo una regla de validación antes de activarlo. Los usuarios no podrán guardar un registro si su fórmula siempre devuelve un valor «True».
Considere qué campos son visibles y editables por los usuarios en sus diseños de página debido al campo de nivel de seguridad. Los campos que no son visibles o editable por el usuario están todavía disponibles en la fórmula para una regla de validación y pueden causar un error de validación. Si el mensaje de error está diseñado para mostrar al lado de un campo oculto, se mostrará en la parte superior de la página. Para este tipo de campos, considerar la adición de un valor por defecto para rellenar automáticamente el campo con un valor válido, ya que los usuarios no podrán editar el campo para corregir los errores de validación.
Utilice el campo de combinación ID tipo de registro en su fórmula a aplicar diferentes validación para diferentes tipos de registros.
Si las cuentas de personas están habilitadas para su organización:
Para definir una regla de validación que se aplica sólo a las cuentas de persona, utilice el campo de combinación IsPersonAccount.
Usted debe manejar nombres de cuenta persona y los nombres de cuenta de negocios por separado en cuenta las reglas de validación. Para las cuentas de negocio, utilice el campo Nombre de combinación. Para las cuentas persona, puedes usar el nombre y apellido campos de fusión.
Fecha de nacimiento, correo electrónico, y otros campos que sólo son compatibles con cuentas de persona están disponibles como campos de combinación en las reglas de validación de cuenta. Cuando se utiliza uno de los campos de combinación, tenga en cuenta serán procesados ??que los registros de cuentas comerciales como si esos campos tienen valores en blanco.
Cuando se utiliza una regla de validación para asegurar que un campo de número contiene un valor específico, utilice la función ISNULL para incluir campos que no contienen ningún valor. Por ejemplo, para validar que un campo personalizado contiene un valor de «1», utilizar la regla de validación siguiente para mostrar un error si el campo está en blanco o cualquier otro número: O (ISNULL (field__c), field__c <> 1)

• Simplifique sus fórmulas de validación mediante el uso de campos de casillas de verificación, que no requieren ningún operador, ya que devuelven true o ??false. Por ejemplo, las siguiente fórmula comprueba la validación para asegurarse una oportunidad tiene oportunidad productos utilizando el campo de combinación HasOpportunityLineItem que los usuarios puedan guardar un cambio a la misma: NO (OR (isNew (), HasOpportunityLineItem))

Al hacer referencia a los campos relacionados en su fórmula de validación, asegúrese de que los objetos se despliegan.
Compruebe el registro de depuración para supervisar los detalles del inicio y finalización de cada regla de validación evaluado.
Aún puede validar los valores de los campos cifrados utilizando reglas de validación o Apex. Ambos funcionan independientemente de si el usuario tiene el permiso «Ver datos cifrados». Los datos para los campos codificados en el registro de depuración se enmascaran

34. Describir las diferentes formas de hacer copias de seguridad de datos
Usted debe hacer una copia de seguridad de sus datos antes de cualquier importación, exportación, introducción y up-serción.
1. Servicio Exportación Mensual: (Configuración | Gestión de datos | exportación de datos) Puede exportar NOW (manualmente) o programar una exportación (de forma automática). Cuando la exportación esté lista, usted recibirá un correo electrónico y se bebe será disponible para las próximas 48 horas.
2. exportación utilizando Data Loader: Exportar todo botón exportará todo, incluyendo la papelera de reciclaje

Campos de fórmula y de resumen del roll-up se excluyen siempre de las exportaciones.
Si su organización utiliza las divisiones, los datos de todas las divisiones se incluye en la exportación.
Si su organización utiliza cuentas persona y va a exportar cuentas, todos los campos de las cuentas se incluyen en los datos de la cuenta.
Si su organización utiliza cuentas persona y va a exportar los contactos, registros de cuentas de persona están incluidos en los datos de contacto. Sin embargo, los datos de contacto sólo incluye los campos compartidos por los contactos y las cuentas de la persona.

http://salesforce-certification-notes.blogspot.com.es/2013/01/data-management-11.html