El contenido y la administración de carpetas – 2%

 

35 Describa las capacidades de Salesforce Content App (espacio de trabajo es ahora el contenido App) (Tiene 3 pestañas: Bibliotecas, contenido, suscripciones)
(Setup | Personalizar | Salesforce Content CRM) a continuación, active la aplicación.
Con Salesforce CRM contenido se puede organizar, compartir, buscar y administrar el contenido dentro de su organización y en todas las áreas clave de la aplicación Salesforce. El contenido puede incluir todo tipo de archivos, desde documentos de negocios tradicionales, como presentaciones de Microsoft PowerPoint a archivos de audio, archivos de vídeo, páginas web, y Google Docs.

En lugar de mantener los archivos en carpetas que conforman el contenido difícil de encontrar, almacena archivos de contenido de Salesforce CRM en repositorios de archivos completas de búsqueda conocidos como bibliotecas. Los administradores pueden crear varias bibliotecas en base a cualquier clasificación, como el nombre del departamento, función de trabajo, o el equipo y, a continuación, configurar los permisos de usuario dentro de la biblioteca de equilibrar el acceso al contenido con seguridad.
El potente motor de búsqueda de contenido Salesforce CRM escanea todo el cuerpo del documento, así como las propiedades de contenido, tales como el título, la descripción, las etiquetas, los datos de categorización, y el nombre del autor. Si Chatter está habilitada para su organización, también puede filtrar los resultados de búsqueda de archivos de Chatter. El gráfico «barra inteligente» para descargas, comentarios, valoraciones, y suscriptores permitirá comparar los documentos dentro de un conjunto de resultados de búsqueda.

Cada usuario debe tener una licencia de usuario contenido Salesforce CRM y ciertos permisos de usuario. Los usuarios tienen acceso a los contenidos en función de sus permisos de bibliotecas. Tenga en cuenta que cada usuario tiene una biblioteca personal donde él o ella puede almacenar contenido privado o en curso. Portal de clientes y socios usuarios del portal pueden tener acceso de sólo lectura a su organización y sin un contenido de licencia de dispositivo Salesforce CRM (también se puede descargar, tasa, felicitarlo por suscribirse y contenido). Los usuarios del portal con una licencia de dispositivo contenido Salesforce CRM pueden acceder a todas las funciones de contenido de Salesforce CRM que otorga su permiso (s) de la biblioteca, incluyendo el aporte de contenidos, el movimiento y el intercambio de contenidos entre las bibliotecas y eliminar contenido. También pueden ver los informes de contenido Salesforce CRM. La función de entrega de contenido no está disponible para los usuarios del portal.

Los tipos de contenido son los contenedores para campos personalizados; determinan qué campos están disponibles durante el proceso de publicación y cómo los campos se muestran en la página de detalles del contenido. Todos los tipos de contenido contienen tres campos por defecto: Descripción, Etiquetas, y Título.
Puede activar Salesforce CRM funcionalidad de contenido para clientes potenciales, cuentas, contactos, oportunidades, casos, productos u objetos personalizados mediante la adición de la lista Contenido relacionado relacionado con el diseño de la página correspondiente. En la lista Contenido relacionado relacionados, los usuarios pueden buscar y adjuntar contenido que es relevante para el expediente.

Al configurar el usuario: seleccione Salesforce CRM casilla Contenido de Usuario. Los usuarios necesitan una licencia para usar el contenido. Si Recibe Salesforce CRM Los correos electrónicos de contenido como se selecciona alertas, el usuario recibe notificaciones de correo electrónico si la actividad se produce en sus suscritas contenido, bibliotecas, etiquetas o autores. Para recibir alertas de correo electrónico en tiempo real, seleccione esta casilla y no seleccione la recepción Salesforce CRM Alertas contenido como casilla de verificación Resumen diario. Si Recibe Salesforce CRM Alertas de contenido como se selecciona Resumen diario, el usuario recibe un e-mail una vez al día si la actividad se produce en sus suscritas contenido, bibliotecas, etiquetas o autores.

Cuando esta opción está habilitada, el Crear nuevo> Content Option Pack aparece en la pestaña Bibliotecas. Además, desde la página de detalles del contenido, los usuarios pueden clonar y personalizar estos documentos o crear nuevas versiones.

Los paquetes de contenido son herramientas poderosas que ayudan a los usuarios compartir de manera eficiente, personalizar y reutilizar contenido. Un paquete de contenido es una colección de documentos relacionados o archivos que se almacenan como un grupo en el contenido de Salesforce CRM. Cualquier archivo de contenido Salesforce CRM se puede agregar a un paquete de contenido.

El Contenido relacionado lista relacionada permite a los usuarios buscar contenidos en contenido Salesforce CRM y adjuntarlo a clientes potenciales, cuentas, contactos, oportunidades, productos, casos y objetos personalizados. Para utilizar la lista relacionada, cada usuario debe agregarla a sus diseños de página para estos objetos.
En un objeto personalizado, haciendo clic en Buscar devoluciones Contenido resultados que contienen el nombre del objeto completo personalizado en el texto o los atributos del documento de búsqueda. Si hay contenido cumple con este criterio, los resultados de la búsqueda estarán vacías y una búsqueda Buscar en todo lugar se debe utilizar.
En contenido de Salesforce CRM, las etiquetas son etiquetas descriptivas que ayudan a clasificar y organizar el contenido. Los colaboradores pueden asignar etiquetas a sus archivos, paquetes de contenido, Google Docs, o enlaces Web, permitiendo así a todos los miembros de la biblioteca para buscar contenido por etiqueta. La regla de marcado en una biblioteca determina cómo los contribuyentes pueden etiquetar contenido
Etiquetado reglas:
1. etiquetado abierto (Permitir que los autores y editores para entrar en sus propias etiquetas)
2. etiquetado guiada (Permitir que los autores y editores para entrar en sus propias etiquetas o elegir etiquetas sugeridas)
3. marcado restringido (Permitir que los autores y editores para elegir sólo etiquetas sugeridas)

 

Las entregas de Contenidos (Setup | Personalizar | distribución de contenido)
A la entrega de contenido le permite convertir fácilmente documentos como archivos de Word Microsoft PowerPoint y en una versión basada en web optimizado para una fácil visualización en línea. Una vez creada la entrega, usted puede enviar su URL cifrada a cualquier destinatario, como clientes potenciales, clientes, socios y colegas, y luego un seguimiento de la frecuencia es visto o descargado el contenido. Además del seguimiento, las entregas de contenido ofrecen varias ventajas sobre el envío de archivos como archivos adjuntos, como el que le permite controlar cuánto tiempo es el envío a disposición de los espectadores y si un espectador puede descargar un archivo o verlo en línea solamente.

Para garantizar la calidad de servicio, el número total de puntos de vista de distribución de contenidos que pueden realizarse dentro de un período de 24 horas se limita a 20.000. Además, la cantidad de ancho de banda asignado a las entregas de contenido se limita a 1 GB en un plazo de 24 horas. Si un destinatario intenta ver una entrega cuando se ha excedido un límite de velocidad, una notificación de pantallas que le pide al espectador a intentarlo más tarde. Cualquier documento de más de 25 MB no se admite para las vistas en línea. Entregas de contenido requieren Adobe Flash versión 9.0.115. Si un destinatario no tenga instaladas flash, una opción de descarga pantallas. Los usuarios del portal de clientes y portal pareja no pueden crear entregas de contenido. Sólo el creador de una entrega de contenido puede eliminar el registro de entrega o editar los detalles, como la fecha de caducidad

36. Describir cómo las carpetas se pueden utilizar para organizar y proteger las plantillas de comunicación, cuadros de mando, informes y documentos
Una carpeta es un lugar donde usted puede almacenar informes, cuadros de mando, documentos o plantillas de correo electrónico. Las carpetas pueden ser públicas, oculto, o compartida, y se puede establecer como de sólo lectura o de lectura / escritura. Usted controla quién tiene acceso a su contenido basado en roles, permisos, grupos públicos y tipos de licencia. Usted puede hacer una carpeta a disposición de toda la organización, o que sea privado, de manera que sólo el propietario tiene acceso.

  • Para las carpetas de documentos de acceso, haga clic en la pestaña Documentos. (Una biblioteca de documentos es un lugar para almacenar archivos sin asociar a cuentas, contactos, oportunidades, u otros registros. Cada documento en la biblioteca de documentos reside en una carpeta. Atributos de la carpeta determinan la accesibilidad de la carpeta y los documentos que la integran. ) (La ficha Documentos no forma parte del contenido de Salesforce CRM.)
  • Para acceder a carpetas de plantillas de correo electrónico, haga clic en su nombre | Configuración | Plantillas Comunicación | Plantillas de correo electrónico.
  • Para carpetas de informes de acceso, haga clic en la pestaña Informes, o para gestionar todas las carpetas de informes de su organización, haga clic en su nombre | Configuración | Personalizar | Informes.
  • Para las carpetas del tablero de instrumentos de acceso, haga clic en la pestaña Dashboards.

Usted puede modificar el contenido de una carpeta sólo si el nivel de acceso de la carpeta se establece en Read / Write. Sólo los usuarios con los «Administrar Documentos Públicos» o «Administrar plantillas Pública» puede borrar o cambiar una carpeta de sólo lectura. Independientemente de permisos o la configuración de la carpeta, los usuarios no pueden editar las carpetas sin archivar o personales.

Control de acceso a carpetas de informes
El acceso a carpetas está controlado por permisos. Las siguientes tablas muestran los permisos que los usuarios deben tener acceso a los tres tipos diferentes de carpetas de informes: público, escondido y carpetas compartidas.
Carpetas públicas
Control de acceso a las carpetas de Dashboard
El acceso a carpetas está controlado por permisos. Las siguientes tablas muestran los permisos que los usuarios deben tener acceso a los tres tipos diferentes de carpetas del tablero: público, escondido y carpetas compartidas.
Los siguientes ajustes se aplican a carpetas con cualquiera de las siguientes opciones de visibilidad:

  • Esta carpeta es accesible para todos los usuarios, incluidos los usuarios del portal
  • Esta carpeta es accesible por todos los usuarios, excepto para los usuarios del portal

http://salesforce-certification-notes.blogspot.com.es/2013/01/content-and-folder-management-2.html